退職の挨拶メール文例

この記事は、退職が決まり「挨拶メールを誰に・いつ・どう送ればいいか分からない」人に向けて書いています。 結論から言うと、挨拶メールは相手によって内容を変える必要があります。社内向け・取引先向け・個人的にお世話になった人向けの3パターンをそのままコピーできる形で紹介し、送るタイミングと、社外向けの本文に書いてはいけないことも合わせて整理します。

結論：相手ごとに内容を変える

送るタイミングはいつが正解か

一般的には、退職の挨拶メールは最終出社日に送ります。それより前に送ると「もう辞める人」という空気の中で残りの勤務日を過ごすことになり、周囲もどう接していいか迷いやすくなります。

送る時間帯も相手によって分けるのが無難です。

• 社内向け：最終出社日の午前中〜午後の早い時間。終業直前だと読まれずに終わる人が出ます（転職サービス各社の解説では「始業前・昼・終業前など業務が落ち着く時間帯」とするものもあり、時間帯に決まりはありません）
• 取引先向け：後任者が決まり、引き継ぎ内容が固まってから個別に送り、後任者からも改めて連絡してもらう形が丁寧です。時期の目安は、転職サービス各社の解説では退職の2〜3週間前とされています。後任の決定時期や引き継ぎの進み具合で変わるため、期間は固定できません
• 個人的にお世話になった人：最終出社日の夜以降でも構いません。業務時間外に、個人のメールアドレスやメッセージアプリで送る人も多くいます

これは法律で決まった手続きではなく、一般的なビジネスマナーとしての目安です。厚生労働省など公的機関が示した基準は見当たりませんでした（2026年10月確認。マイナビ転職エージェント・リクナビNEXTなど民間の解説を参照）。会社によっては人事や上司から「いつ送るか」の指示がある場合もあるため、先に確認しておくと安心です。

文例｜社内向け（一斉送信）

社内向けは、部署を問わず読まれることを前提に、簡潔にまとめます。退職理由は書きません。

件名：【ご挨拶】本日をもちまして退職いたします（○○部 ○○）

各位

お疲れさまです。○○部の○○です。

私事で恐縮ですが、本日○月○日をもちまして退職することになりました。

在職中は至らない点も多かったかと思いますが、
皆様には大変お世話になり、心より御礼申し上げます。
おかげさまで、多くのことを学ばせていただきました。

後任につきましては、○○部より改めてご案内があります。

最後になりますが、皆様のますますのご活躍を
心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

○○部 ○○

社内向けは私用の連絡先を書かないのが基本です。個人的に連絡先を伝えたい相手には、後述の「個人的にお世話になった人へ」の文例を別送します。

文例｜取引先向け（後任情報つき）

取引先向けは、業務が止まらないことを最優先にします。後任者の氏名・連絡先を必ず入れます。

件名：【ご挨拶】退職のご報告と後任のご紹介（○○株式会社 ○○）

○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○です。

私事で恐縮ですが、○月○日をもちまして
退職することになりましたのでご報告申し上げます。

在職中は格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。

後任には同部署の○○が担当いたします。
後日改めて○○よりご挨拶のご連絡をさせていただきます。

○○様には大変お世話になりました。
略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。

○○株式会社 ○○部
○○

取引先向けの本文には、転職先の社名や個人の連絡先は書きません。今後の連絡は後任者を通す、という形にするのが業務上のマナーです。個人的に連絡先を交換したい相手には、業務メールとは別に、個人としてやり取りしてください。

文例｜個人的にお世話になった人へ

社内・社外を問わず、個人的にお世話になった人には、少し柔らかい文面で構いません。

件名：ありがとうございました（○○より）

○○さん

お疲れさまです。○○です。

本日で退職することになりました。
○○さんには公私ともに本当にお世話になり、
心から感謝しています。

一緒に仕事ができて楽しかったです。
今後ともどうぞよろしくお願いします。
また機会があれば、ぜひお茶でもご一緒できたら嬉しいです。

○○

個人あての文面では、今後も連絡を取りたい相手にだけ、個人のメールアドレスや連絡先を書いて構いません。全員に一律で送る社内向けメールとは分けて、個別に送ることが前提です。

書いてはいけない3つのこと

• 社外向けの本文に転職先の社名を書かない。 転職先の業界によっては競合関係になることもあり、トラブルの原因になります。聞かれたら個別に口頭で答える程度にとどめます
• 退職理由の詳細を書かない。 「一身上の都合により」で十分です。不満や人間関係の事情を書くと、送った相手を困らせるだけで得るものがありません
• 私用の連絡先を社内一斉メール・取引先メールに書かない。 全員に公開したくない情報が広く出回ることになります。伝えたい相手にだけ、個別に伝えます

チェックリスト｜送信前に確認すること

• □ 社内向け・取引先向け・個人向けで文面を分けたか
• □ 取引先向けには後任者の氏名・連絡先を入れたか
• □ 転職先の社名・退職理由の詳細を書いていないか
• □ 私用の連絡先を、一斉送信の本文に書いていないか
• □ 送信のタイミング(最終出社日、または引き継ぎが固まった時期)を会社のルールと照らして確認したか

次にやること

まず、送る相手を「社内」「取引先」「個人的にお世話になった人」の3つに分けてください。 分けた時点で、それぞれの文例をコピーして○の部分を埋めれば、そのまま使える形になります。取引先向けだけは後任者への確認が必要になるので、送る前に上司か後任者に文面を見てもらうと安心です。

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※本記事は一般的なビジネスマナーとしての退職挨拶メールの整理です。送るタイミングや内容の指示が会社にある場合は、そちらを優先してください。