入社手続きの必要書類一覧

転職先が決まり、初出社までに何を揃えればいいか分からず焦っている人向けの記事です。結論を先に言うと、入社手続きの必要書類は「前の会社から受け取るもの」「自分で用意するもの」「入社先で記入するもの」の3種類に分かれます。

順番に揃えれば、初出社の朝に慌てることはありません。

会社ごとに求める書類の範囲は違いますが、ここでは多くの会社で共通して求められるものを整理します。

結論:まず何をするか

前の会社から受け取るもの

転職先に提出する書類のうち、いくつかは前の会社を退職するときに受け取っておく必要があります。

• 雇用保険被保険者証 — 雇用保険の加入者であることを示す書類です。前の会社が保管しているケースが多く、退職時に返却されます。見当たらない場合は、最寄りのハローワークで再発行の手続きができます(雇用保険法施行規則第10条第3項)
• 年金手帳、または基礎年金番号通知書 — 厚生年金の手続きに使います。年金手帳は2022年4月(令和4年4月1日)に新規発行が終了し、以降に初めて年金制度に加入する人には基礎年金番号通知書が交付されます(国民年金法施行規則第10条・附則、日本年金機構公式サイトで確認)。すでに年金手帳を持っている人は、廃止後もそのまま使えます(基礎年金番号通知書はあらためて発行されません)
• 前職の源泉徴収票 — 転職した年の年末調整で必要になります。退職後すぐには発行されず、前の会社から自宅に郵送される形が一般的です。届くまでに1ヶ月前後かかることがあるため、初出社の時点で手元に無くても、届き次第すぐに転職先へ提出できるようにしておきます

これらは「前の会社とのやり取りが残っている」書類です。退職時に受け取り忘れると、転職先への提出が遅れる原因になります。退職が決まった時点で、何を受け取る必要があるか一度確認しておくと安全です。

自分で用意するもの

前の会社を経由せず、自分で準備できる書類です。

• マイナンバーが分かる書類 — マイナンバーカードを持っていればそれ1枚で足ります。持っていない場合は、通知カードと運転免許証などの本人確認書類を組み合わせます。給与の源泉徴収票を作成する事務や社会保険の手続きでマイナンバーの提供が必要になります(マイナンバー法(番号法)第9条・別表第一により、税務・社会保険の手続きでの個人番号利用が認められている)
• 給与振込先の口座情報 — 転職先が指定する銀行でなくても使える場合が多いですが、稀に給与振込先の銀行を指定される会社もあります。事前に案内を確認してください
• 健康診断の結果 — 会社によっては、入社時健康診断の受診・結果提出を求められます。前の会社で受けた健診結果を使えるかどうかは、入社先の案内次第です
• 資格・免許証のコピー — 業務に必要な資格がある職種では、証明書のコピー提出を求められることがあります

これらは前の会社と関係なく、自分のタイミングで準備できます。案内が来た時点で早めに揃えておくと、直前で慌てずに済みます。

入社先で記入するもの

入社先が用紙を用意し、本人がその場で(または郵送で事前に)記入する書類です。

• 扶養控除等(異動)申告書 — 給与から源泉徴収する所得税額を計算するために、扶養家族の有無などを申告する書類です。給与の支払いを受ける人は、主たる給与の支払者を経由してこの申告書を最初の給与支払日の前日までに提出する必要があります(所得税法194条)
• 健康保険被扶養者異動届 — 配偶者や子どもなど、扶養に入れる家族がいる場合に提出します。扶養家族がいない人は不要です
• 雇用契約書・誓約書等 — 労働条件の確認や、秘密保持等に関する誓約のための書類です。会社ごとに書式が異なります

これらは入社先が主導して用意するため、自分で様式を探す必要はありません。案内された期日までに記入して提出すれば足ります。

書類が揃わないときの対処

初出社までに一部の書類が間に合わないことは珍しくありません。特に前職の源泉徴収票は、退職から発行までに時間がかかるため、初出社の時点で手元に無いケースがよくあります。

その場合にやるべきことは1つです。間に合わない書類があると分かった時点で、転職先の人事・総務担当に伝えること。多くの会社は、後日提出でよい書類とそうでない書類を区別しています。連絡せずに未提出のまま放置すると、給与計算や社会保険の手続きが止まってしまうことがあります。

雇用保険被保険者証や年金手帳(基礎年金番号通知書)を紛失してしまった場合も、自己判断で諦めず、ハローワークや年金事務所で再発行の手続きができるか確認してください。

次にやること

まず、転職先から届いた「入社手続きの案内」を見直し、この記事の3分類(前の会社から受け取るもの・自分で用意するもの・入社先で記入するもの)のどれに当てはまるかを1つずつ仕分けることです。前の会社から受け取る書類がまだ手元に無い場合は、退職した会社の人事担当に早めに連絡してください。

※本記事は2026年9月時点の一般的な整理です。求める書類の範囲・様式・提出期限は会社によって異なります。心身の不調がある場合は、手続きより先に医師・産業医にご相談ください。

出典 - 所得税法194条(給与所得者の扶養控除等申告書の提出義務) — 国内において給与等の支払を受ける居住者は、給与等の支払者から最初に給与等の支払を受ける日の前日までに、当該支払者を経由して申告書を提出しなければならないと規定(条文文言を確認。2026年9月確認) - 雇用保険被保険者証の交付・再交付 — 雇用保険法施行規則第10条(交付は第1項、滅失・損傷時の再交付申請は第3項)。手元にある法令全文で条文を確認(2026年9月確認) - 年金手帳の廃止と基礎年金番号通知書への切替(令和4年4月1日/2022年4月1日) — 国民年金法施行規則第10条・附則(施行期日を令和四年四月一日と規定)。手元にある法令全文および日本年金機構公式サイトで確認(2026年9月確認) - マイナンバー提供の法的根拠 — マイナンバー法(番号法)第9条・別表第一により、税務・社会保険の手続きでの個人番号利用が認められている(2026年9月確認) - 本記事のうち書類の種類・実務上の一般的な流れ(会社ごとの運用差を含む)は、公的な統一基準が存在しないため、複数の実務解説に共通する一般的な整理として記載(2026年9月確認)